Administration de coproprietes

L‘administration d’une PPE est fondamentalement une gestion administrative, technique et financière d’un bien immobilier. C’est la partie primordiale du travail d’administrateur mais nous défendons le principe que cela doit être impérativement lié à une approche humaine et respectueuse de la personnalité de chacun.

En effet et tout en garantissant une gestion intègre, nous plaidons pour l’idée du « bien vivre » dans une copropriété. C’est dans cet esprit que nous vous proposons nos connaissances certifiées par l’USPI* et notre savoir-faire professionnel.

L'administrateur constitue le pouvoir exécutif de la communauté des propriétaires d'étage et dans le cadre de nos fonctions, nous avons notamment les attributions suivantes :

Gestion administrative

  • l’exécution de tous les actes d'administration, conformément aux dispositions de la loi, du règlement d’administration de la copropriété ainsi qu'aux décisions de l'assemblée des propriétaires d'étages
  • la convocation et la présidence de l'assemblée des propriétaires d'étages
  • la présentation, à l'assemblée des propriétaires d'étages, d'un rapport de gestion et de la comptabilité (bilan, compte d'exploitation et budget)
  • la rédaction du procès-verbal des assemblées des propriétaires d’étages
  • la conclusion de contrats d'assurance ou d’entretien relatifs aux parties communes et de contrats de bail relatifs aux parties communes
  • l’engagement du concierge ou d'autres personnes auxiliaires, la définition de leur cahier des charges, la fixation de leur rémunération, leur direction et leur licenciement
  • la conservation d'une documentation complète sur la propriété par étages
  • l'information des propriétaires d'étages en cas de courrier concernant la communauté des propriétaires d'étages ou sur demande de chaque propriétaire d'étages
  • l'organisation de son remplacement en cas d'absence, vacances, incapacité
  • Le respect du règlement d’administration et de la loi dans l'utilisation des parties communes ou privées de la propriété par étages
  • la représentation de la communauté des propriétaires d'étages envers des tiers, des autorités ou les propriétaires d'étages eux-mêmes
  • la soumission à l’assemblée d’éventuelles procédures judiciaires ordinaires à engager, la décision y relative à d'éventuelles procédures judiciaires sommaires, y compris le choix d’un mandataire professionnel
  • une éventuelle réquisition d'inscription de l'hypothèque légale ou du droit de rétention
  • les renseignements aux propriétaires d'étages sur la mise en œuvre des droits sur la garantie pour les défauts

Gestion technique

  • la surveillance de l'état des bâtiments, des installations, des services généraux (énergie, chauffage, eau etc.) et autres constructions de la propriété par étages
  • la proposition de mesures d'entretien, de réparation et de rénovation à l'assemblée des propriétaires d'étages
  • la convocation et la tenue de séance pour le comité technique
  • la soumission à l’assemblée des projets de travaux de construction important à entreprendre et la conduite de ces derniers
  • la prise de mesures urgentes (sinistre) requises pour empêcher ou réparer un dommage aux parties communes de l'immeuble et leurs suivis
  • la décision de mise en service et de l'arrêt du chauffage lorsque la commande automatique est hors service ou inexistante. Il peut, dans ce cas, tenir compte des avis exprimés par les propriétaires d’étages. En cas de panne, il peut commander les travaux nécessaires
  • les renseignements aux propriétaires d'étages sur des questions d'intérêt commun et la signalisation immédiate d'éventuels défauts sur des parties communes suite à des travaux de construction

Gestion financière

  • le paiement, après examen, des factures courantes concernant la communauté des propriétaires d’étages, en particulier : le paiement des impôts compris dans les charges communes, des primes d'assurances communes, du salaire du concierge, des contributions d'eau et d'électricité à l'usage commun, du combustible, des réparations aux parties communes et des dépenses d'entretien de celles-ci
  • la tenue et le suivi de la comptabilité et du budget et, le cas échéant, les contrôles nécessaires avec les réviseurs
  • l’envoi des appels de fonds, l'encaissement des contributions aux frais et charges communs et la vérification des versements au fonds de rénovation
  • l’envoi du fascicule des comptes annuels à la communauté des propriétaires d'étages et la proposition de la répartition des frais et charges communs, de la fixation des contributions annuelles ainsi que des versements au fonds de rénovation
  • la gestion diligente de tous les fonds et éléments patrimoniaux qu’il détient au nom de la communauté des propriétaires d'étages
  • la sauvegarde des intérêts financiers de la communauté des propriétaires d’étages à l’aide d'éventuelles procédures judiciaires sommaires de recouvrement